Současný rok 2026 představuje období intenzivních příprav k přechodu na eSSL, tedy elektronický systém spisové služby. Tento krok však neznamená pouze nasazení nového softwaru, ale především hlubší analýzu současných procesů, jejich úpravu i reorganizaci dokumentů tak, aby do budoucna vše odpovídalo platné legislativě.
V tomto článku jsme pro vás shrnuli tři důležité okruhy, které se s přechodem na spisovou službu dle platné legislativy pojí a které by rozhodně měly všechny organizace začít řešit již nyní – jde o proces přípravy k samotné atestaci spisové služby, konkrétní kroky k úpravě spisového a skartačního plánu či přípravu entit pro migraci do eSSL dle platné legislativy.
Atestace spisových služeb: Na co nezapomenout?
Od
1. ledna 2027 bude možné spisovou službu vykonávat výhradně v elektronickém systému spisové služby, přičemž většina subjektů bude muset používat systém
atestovaný. Rok 2026 je tak klíčovým přechodným obdobím, které je potřeba využít opravdu poctivě.
Než ale začnete podnikat konkrétní kroky, je nutné mít jasno v následujících bodech:
- Ujistěte se, zda potřebujete atestovaný systém.
- Pokud již nyní vykonáváte spisovou službu v eSSL musíte především zjistit, zda váš stávající dodavatel bude o atest pro svůj eSSL žádat. Pokud ano, je nutné posoudit soulad stávajícího řešení s příslušnými právními předpisy, a tak zjistit jeho možné nedostatky.
- V případě, že vám váš dodavatel oznámí, že atest vaší stávající spisové služby dělat nebude, je nutné vysoutěžit řešení nové.
- A pokud přecházíte z listinné podoby na eSSL, nezapomeňte pečlivě analyzovat, jaké procesy ve vedení spisové služby budete muset pro přechod na eSSL změnit.
Všeobecně řečeno je zapotřebí provést komplexní analýzu, k jakým změnám u vás v souvislosti s eSSL (s atestací či nikoliv) vlastně dojde.
Zjistěte možné problémy, které je zapotřebí řešit ještě před nasazením eSSL a definujte změny, které je nutné udělat v rámci výkonu spisové služby tak, abyste splňovali všechny nové požadavky. Nezapomeňte například na vydání nového spisového řádu či přípravu zaměstnanců na práci dle nových pokynů, a případně také se zcela novým systémem.
Bez podobné analýzy by ani následující kroky, jako například příprava plánu na migraci samotných dat do nového systému či úprava spisového a skartačního plánu neměly smysl.
Pokud se chcete k tématu dozvědět více, navštivte následující odkaz, na kterém najdete
metodiku k přechodnému období vydanou Ministerstvem vnitra a s ní i detailnější informace k jednotlivým scénářům.
Pokud vás zajímají informace přímo k samotnému procesu atestací, navštivte stránky
České agentury pro standardizaci, kde najdete důležité dokumenty a bližší informace včetně metodických doporučení a návodů.
Úprava spisového a skartačního plánu (SSP)
Jakmile má organizace jasno o atestaci, přichází na řadu další kroky, jako třeba
analýza a úprava spisového a skartačního plánu (SSP), který tvoří stěžejní strukturu celého eSSL. Nejpozději k
31. 12. 2026 musí všechny eSSL odpovídat Národní standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS) a jejím souvisejícím vyhláškám, a proto je nutné odstranit všechny chyby či zastaralé prvky SSP, které by v budoucnu mohly způsobit jakékoliv komplikace při migraci i následném provozu.
Samotná úprava spisového a skartačního plánu je opravdu důležitým přípravným krokem. Podívejte se proto na výčet pěti bodů, na které je dobré si dát pozor:
1. Omezení importu SSP
V budoucnu už nebude možné importovat celý SSP, resp. všechny věcné skupiny. Po prvním importu mohou konkrétní změny provádět pouze pověřené správcovské role. Proto musí být SSP před migrací maximálně přesný a aktuální.
2. Odstranění skartačních znaků „V“ s výjimkou již vyřízených a uzavřených dokumentů
Zde je nutné si uvědomit, že výběr archiválií je výhradně v kompetenci příslušného archivu ve skartačním řízení či mimo něj.
3. Možnost získat trvalý skartační souhlas pro nejnižší věcné skupiny
Pro věcné skupiny na nejnižší hierarchické úrovni, je možné požádat příslušný archiv o trvalý skartační souhlas. Je ovšem potřeba odlišovat trvalý skartační souhlas pro věcné skupiny v eSSL od trvalých skartačních souhlasů pro věcné skupiny v jiných informačních systémech pro správu dokumentů.
4. Rozhodnutí o přidělování čísel jednacích
U věcných skupin na nejnižší hierarchické úrovni, které nejsou určeny pro typové spisy, je zapotřebí se rozhodnout, jakým způsobem bude přidělováno číslo jednací dokumentům ve spisech zakládaných v dané věcné skupině.
5. Stanovení agend, kde budou tvořeny typové spisy
Je potřeba rozhodnout, ve kterých agendách budou tvořeny typové spisy, tedy vnitřně strukturované se specifickou spisovou značkou – názvem. Příslušná věcná skupina musí mít uvedeno, že je určena pro typové spisy a musí v ní být vytvořena šablona typového spisu, která se uvede i v SSP.
Příprava entit v eSSL na migraci do systému dle platné legislativy
K zajištění hladkého přechodu na nový eSSL je v první řadě nutné dát do pořádku všechny existující entity či další záznamy v rámci celého životního cyklu dokumentů.
Skartační řízení vyřízených a uzavřených entit
- Zamřete se na kontrolu všech vyřízených dokumentů, kterým již uplynula skartační lhůta a pokud to eSSL již v současnosti umožňuje, proveďte skartační řízení a zbavte se tak všech vyřízených a uzavřených entit.
Roztřídění nevyřízených dokumentů mimo spisy a uzavření věcných skupin
- Pokud zůstanou v eSSL nevyřízené dokumenty mimo spisy, roztřiďte je a vložte do spisů. Věcné skupiny, v nichž jsou vyřízené samostatné dokumenty, bude nutné uzavřít.
Uzavření (pokud je to možné) neuzavřených spisů
- V případě neuzavřených spisů, pokud to stav jejich zpracování dovoluje, tyto spisy uzavřete. U vyřízených dokumentů a uzavřených spisů by se nemělo po nasazení eSSL, který je v souladu s platnou legislativou, nic měnit, pokud nedojde k otevření spisu nebo zrušení vyřízení dokumentu.
Pro více detailů ke zmíněným bodům navštivte stránky
Národního archivu, kde najdete konkrétní znění informací. K tvorbě tohoto článku byl jako zdroj využit Informační list pro otázky elektronické spisové služby a dokumentů v digitální podobě, konkrétně –
Částka 17/2025)
Doporučení na závěr…
Využijte následující měsíce roku 2026 opravdu poctivě a nic nenechávejte na poslední chvíli.
Prvním krokem je informování se na výše zmíněných odkazech a následné provedení analýzy všech stávajících procesů, které se s vedením spisové služby pojí.
Dále definujte také plán úprav stávajícího spisového a skartačního plánu a stejně tak zajistěte pořádek v již existujících entitách, abyste zabránili zbytečným komplikacím při migraci dat do nového systému a zároveň minimalizovali riziko nesouladu s legislativou po jeho nasazení.
Máte-li konkrétní dotazy či stále hledáte ideální řešení spisové služby pro svou společnost, obraťte se na nás, rádi vám poradíme.