Rozhodli jsme se ty nejdůležitější poznatky, které naši řečníci na webináři zmínili, sdílet i Vám zde na našem blogu.
V následujících článku se dozvíte:
Jaké jsou hlavní výhody řízené dokumentace? Jak funguje proces schvalování dokumentů? Co přináší Microsoft Copilot v oblasti umělé inteligence? A jak zabezpečit svá data před hrozbami, jako je prompt injection nebo únik informací? Pojďme si říct jednotlivé odpovědi a to postupně – krok za krokem.
Proč je řízená dokumentace dnes klíčová
a proč byste ji rozhodně neměli přehlížet?
Jedna z nejčastějších otázek zní: Pro koho je vlastně řízená dokumentace určena a jaké typy dokumentů v ní můžeme spravovat? Odpověď je jednoduchá: řízená dokumentace je vhodná pro všechny typy dokumentů, které potřebujete mít pod kontrolou – od směrnic a interních formulářů, přes pracovní návody a výrobní manuály, až po nejrůznější firemní předpisy.
Hlavním cílem je zajistit, aby všichni pracovali s aktuální verzí dokumentu. Už žádné tápání nad tím, která verze je platná, nebo nacházení zastaralých dokumentů v e-mailech a kancelářích. Řízená dokumentace zajišťuje, že všechny důležité soubory jsou na jednom místě, vždy ve své nejnovější a schválené podobě.
Každý dokument má v tomto prostředí jasně definovaný životní cyklus – od vytvoření, přes revize až po finální schválení. Všechny změny jsou zaznamenávány, takže máte kdykoli k dispozici přehled o historii úprav i přístupu.
Ve firemní praxi takto můžete efektivně řídit například:
Díky prostředí Microsoft 365 získáváte navíc celou řadu výhod:
Součástí webináře byla rovněž praktická ukázka správy dokumentů v prostředí Ordinics. Její záznam, společně s celým obsahem webináře, naleznete pod tímto blogovým článkem. V případě jakýchkoli dotazů nás neváhejte kontaktovat prostřednictvím formuláře, který najdete níže pod videem.
Nyní se podívejme na problematiku umělé inteligence Copilot.
Copilot je nástroj umělé inteligence vyvinutý společností Microsoft. Většina z vás se s ním už pravděpodobně setkala – ať už v osobním, nebo firemním prostředí. Pro soukromé účely je dostupná verze Copilotu přístupná prostřednictvím osobního účtu Microsoft (tzv. personal Microsoft account / Live ID), která je zdarma. Ale rovněž Copilota můžete využít i bez jakéhokoliv přihlášení.
V pracovním prostředí však získává na popularitě verze dostupná přes pracovní nebo školní účet (signed in with work or school account), kdy při přihlášení vidíte, zda máte k dispozici placenou verzi Copilota či nemáte.
Kromě klasického používání na stolních počítačích a noteboocích je k dispozici také mobilní aplikace, díky níž můžete s Copilotem pracovat kdykoli a odkudkoli.
Mezi jednotlivými verzemi však existují významné rozdíly. Kromě drobných rozdílů v uživatelském rozhraní je nejzásadnějším rozdílem úroveň zabezpečení dat. Při přihlášení pomocí firemního účtu získáváte tzv. firemní ochranu dat. To znamená, že vše, co do Copilotu vložíte, i vše, co vám vygeneruje – například zdrojové kódy nebo interní dokumenty – zůstává chráněno v rámci vašeho firemního prostředí. Microsoft zároveň garantuje, že tato data nebudou zneužita. Microsoft Copilot není vydáván za samostatný produkt umělé inteligence, ale často je označován spíše jako UAI – User Artificial Intelligence, tedy uživatelské rozhraní pro práci s AI.
Microsoft a zabezpečení dat v souvislosti s Copilotem
Microsoft publikoval řadu dokumentů, ve kterých uvádí, že používání Copilotu je v souladu s předpisy, jako je například GDPR. Tvrdí, že data jsou ukládána pouze na místech, která odpovídají požadavkům vaší organizace i legislativě Evropské unie. Zároveň podrobně popisuje, jakým způsobem jsou dotazy a výsledky zpracovávány.
Microsoft ujišťuje, že Copilot je bezpečný pro firemní použití, pokud je využíván v rámci ověřeného firemního účtu (tzv. work or school account), tedy s odpovídající autentizací a licencí.
Detailně také uvádí, že například data používaná v České republice jsou uložena výhradně v rámci EU.
Pozor na prompt injection útoky a únik dat
Jedním z rizik, které dnes rezonuje světem AI, jsou tzv. prompt injection útoky. Jde o typ útoku, který využívá historii komunikace s AI a snaží se ji pomocí specifických dotazů zmanipulovat k tomu, aby vygenerovala nevhodnou nebo potenciálně škodlivou odpověď, která může obsahovat různé znaky, fotky či odkazy na weby, které nejsou ty, za které se vydávají. Všechny tyto typy útoků vyžadují, aby byla uchovávána historie předchozí komunikace. Právě zde vstupují do hry bezpečnostní opatření Microsoftu – ten má na svém serveru celou řadu opatření, které tyto útoky blokují.
Zaujal Vás tento článek? Zajímáte se o nástroje zmiňované v tomto článku?
Rádi Vám pomůžeme s jejich implementací!
Napište nám!