První akcí, kterou obvykle společnosti provedou, je pořízení nějaké té licence office online (přesněji Microsoft 365). Využití těchto licencí se však mnohdy podobá tomu, jak využíváme dobře známé nástroje, jako jsou například word či excel. Často při práci s nimi říkáme, že bychom potřebovali nějaký jiný software, který nám poskytne lepší výsledky. Problém je však v tom, že většina uživatelů nedokáže tyto aplikace dostatečně využít. S Microsoft 365 je to podobné. Někdy stačí málo, abychom získali více.
Velký boom aktuálně zaznamenává přechod na elektronickou fakturaci. A to nejen v tom, že pomalu přestáváme faktury tisknout a posíláme je emailem. Tam sice ušetříme na poštovném a i lesy nám jsou vděčné, že neplýtváme papírem, mnohem zajímavější je však oblast zpracování faktur přijatých. V závislosti na množství došlých dokladů a složitosti schvalovacích procesů se zde skrývá potenciál nejen pro finanční a časové úspory. Většina lidí nemá změny příliš v oblibě. Přesto si velmi rychle zvyknou na to, že mají téměř okamžitý přehled o všech doručených fakturách (doklady nečekají až je někdo ručně „pořídí“) a o tom v jakém stavu se konkrétní faktura nachází, jestli už je schválená (dokument nezůstane ležet na stole kolegy, který je na týdenní služební cestě), na to, že jim nevolá dodavatel, který neobdržel platbu faktury, protože taková faktura vůbec není v systému, nikdo neví kde leží (žádný doklad se už nemůže „ztratit“). Přestože je stále třeba lidský dohled minimálně při kontrole vytěžených dat, i zde je díky využití umělé inteligence kvalita vysoká a po zavedení systému se přesnost dál zvyšuje zpracováním každého nového dokladu podobného typu. Od systému pro zpracování přijatých faktur lze navíc očekávat i to, že se data z došlého dokladu bez našeho zásahu dostanou až do účetního (či ERP) systému. A jak nám takový systém pomůže získat více z Microsoft 365? Jednoduše. Řešení totiž může být postaveno tak, že využívá aplikace, které jsou součástí předplatného Microsoft 365 – SharePoint, Power Platform, Outlook, Teams, Azure … Umožní nám tedy využít lépe to, co už máme a za co platíme.
Zmíněné součásti Microsoft 365 mohou být podobně využity při digitalizaci dalších agend, jako jsou například směrnice, výrobní dokumentace, pracovní postupy a podobně. Ten, kdo byl za takovou agendu někdy odpovědný, ví, jak náročné je dokumenty tohoto typu přesně evidovat, udržovat jejich aktuálnost, zajistit dostupnost příslušným osobám a podobně. Digitalizace v této oblasti je nenáročná a přínos značný. Agendy v digitální podobě a prostředí cloudu skutečně „žijí“. Příprava na audit ISO pak nespočívá v nalezení zaprášených šanonů či kontrole, zda nechybí nějaký podpis. Máme-li dokumenty uložené na jednom místě v přehledné struktuře, oprávnění pracovníci je mají kdykoliv a odkudkoliv k dispozici, zároveň je zajištěno, aby se obsažené informace nedostaly do nepovolaných rukou, odpovědní pracovníci jsou upozornění na končící platnost dokumentu, při aktualizaci jsou informováni příslušní lidé a je automaticky zaznamenána informace o jejich seznámení s dokumentem, potom se můžeme více soustředit na obsah dokumentů a systémy řízení dle ISO skutečně implementovat do každodenního života firmy.
Zpracovávali jste někdy smlouvu? Kolik kopií jednoho souboru bylo vytvořeno a odesláno emailem, než byl interně schválen návrh smlouvy a kolik při připomínkování ze strany zákazníka? Také se vám stalo, že více lidí provedlo změny v různých kopiích souboru a sloučit je do výsledného dokumentu byl skutečný oříšek? I tento scénář už může být minulostí. S využitím moderních nástrojů postavených na technologii Microsoft 365 pracujeme s jediným souborem, ke kterému mají přístup oprávněné osoby a předem nastavený proces řídí činnosti spojené s tvorbou a schvalováním dokumentu.
Bylo by to hezké, ale je to asi trochu nebezpečné. Přece jen bude jistější mít ty dokumenty v šanonu v kanceláři. Tam jsou v bezpečí. Opravdu? Možná váš manažer nestihl připravit návrh dokumentu v práci a poslal si ho na soukromý email, aby ho dokončil doma. Vaše interní data tím byla vystavena riziku úniku. Vy o tom vůbec nevíte. Naproti tomu práce v cloudovém prostředí pro firmy, jako je Microsoft 365 Business Premium obsahuje řadu nástrojů, které se starají o bezpečnost vašich dat.
Ať už jsme fanoušky technologií či zastáváme spíše konzervativní a rozvážný postoj, tempo, kterým se svět kolem nás mění nezastavíme. A chceme-li si udržet svou pozici na trhu, či dále expandovat, je třeba vývoj technologií sledovat a využívat ho ve svůj prospěch. Není přitom nutné postupovat metodou náhodného zkoušení nástrojů. Pokud se chystáme vykročit k dnes tolik zmiňované digitální transformaci, je namístě se zastavit a dobře promyslet, jak na to. Využít můžeme například metodologii Microsoft Catalyst, která nás vede k tomu, abychom pouze nevyměnili staré nástroje za nové, ale volili jejich skladbu a nasazení v čase podle aktuální situace společnosti a v souladu s její strategií a cíli.
Pokud jste se nemohli zúčastnit webináře, kde jsme probírali uvedená témata a představili konkrétní řešení, můžete si pustit jeho záznam, sledovat náš web a
LinkedIn, aby vám taková akce v budoucnu neunikla, nebo nás kontaktovat pro individuální konzultaci vaší situace.