Příjem dokladu
Aby mělo vše smysl, je třeba, aby elektronický systém pro zpracování faktur pokrýval celý životní cyklus přijatých účetních dokladů. Na začátku máme přijatou fakturu. Ta je buď přímo doručena elektronicky nebo naskenována.
Vytěžení
Máme tak k dispozici PDF soubor, který je odeslán k vytěžení údajů. Za pomocí umělé inteligence jsou z dokumentu získány atributy, které jsou uloženy v řádku položky v systému pro zpracování dat. Úspěšnost vytěžení správných atributů umí být vyšší než 98%.
Validace
Přestože je úspěšnost vytěžení vysoká, potřebujeme stoprocentní přesnost. Proto je v této fázi nutná kontrola a případná oprava dat člověkem. Dobrou zprávou však je, že umělá inteligence se každým novým případem učí a tedy zlepšuje.
Schvalování
Jsou-li data vytěžena a validována, můžeme přistoupit ke schválení faktury. I tato fáze je zajištěna systémem. Schvalovací procesy jsou při implementaci nastaveny tak, aby vyhovovaly potřebám konkrétní společnosti.
Zaúčtování dokladu
Data z přijatého dokladu nyní zamíří do podnikového informačního systému (ERP), aby mohla být zaúčtována. Informace o zaúčtování se následně ve formě metadat vrátí zpět do systému pro elektronické zpracování faktur.
Archivace
Cesta dokladu tak dospěla do cíle. Tím je jeho archivace. Systém nám umožňuje opatřit doklad časovými razítky tak, aby byla zajištěna jeho důvěryhodná archivace.
Shrnutí
Je to tak. Přestože se změn obáváme, většinou nám přinesou řadu výhod. V tomto případě například odstranění zbytečných rutinních činností, zrychlení celého procesu či snížení chybovosti. Díky využití cloudu navíc můžeme potřebné úkony jako je schvalování provádět kdykoliv a odkudkoliv, a to při zajištění maximální bezpečnosti. V každém okamžiku také mají příslušní lidé informaci o tom kde se doklad nachází a v jakém stavu je proces jeho schvalování.
Zajímá-li vás digitální zpracování dokladů s využitím AI, přečtěte si
náš článek na toto téma, který vyšel v časopisu IT Systems.